Theo quy định tại Điều 11 Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư, Ban hành kèm theo Quyết định số 08 /2008/QĐ-BXD ngày 28/05/2008 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng, thì tổ chức, hoạt động của Hội nghị nhà chung cư được quy định như sau:
1. Hội nghị nhà chung cư là hội nghị các chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư. Chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư có thể cử đại diện hoặc uỷ quyền cho người khác tham dự Hội nghị nhà chung cư.
Hội nghị nhà chung cư có thể tổ chức cho một nhà chung cư hoặc một cụm nhà chung cư. Trường hợp tổ chức Hội nghị cho một nhà chung cư thì số người tham dự phải có số lượng trên 50% tổng số chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư. Trường hợp tổ chức Hội nghị cho một cụm nhà chung cư thì mỗi nhà chung cư phải cử đại biểu tham dự, số đại biểu tham dự của mỗi nhà chung cư phải có số lượng trên 10% số chủ sở hữu và người sử dụng của mỗi nhà chung cư đó.
Hội nghị nhà chung cư được tổ chức mỗi năm 01 lần, trong trường hợp cần thiết có thể tổ chức Hội nghị bất thường khi có trên 50% tổng số các chủ sở hữu và người sử dụng đề nghị bằng văn bản hoặc khi Ban quản trị đề nghị đồng thời có văn bản đề nghị của 30% chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư.
2. Trong thời hạn không quá 12 tháng, kể từ ngày nhà chung cư được bàn giao đưa vào sử dụng và có 50% căn hộ được bán trở lên (kể cả số căn hộ mà Chủ đầu tư giữ lại) thì Chủ đầu tư (đối với nhà chung cư nhiều chủ sở hữu) hoặc chủ sở hữu (đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu) có trách nhiệm tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu. Trường hợp nhà chung cư không xác định được Chủ đầu tư thì đơn vị đang quản lý nhà chung cư đó hoặc UBND cấp quận có trách nhiệm chủ trì tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu.
3. Hội nghị nhà chung cư là cơ quan có quyền cao nhất trong việc quản lý sử dụng nhà chung cư đó theo quy định của pháp luật về nhà ở và Quy chế này. Hội nghị nhà chung cư quyết định các vấn đề sau:
a) Đề cử và bầu Ban quản trị; đề cử và bầu bổ sung, bãi miễn thành viên Ban quản trị trong trường hợp tổ chức Hội nghị nhà chung cư bất thường; thông qua hoặc bổ sung, sửa đổi Quy chế hoạt động của Ban quản trị; thông qua mức phụ cấp trách nhiệm cho các thành viên Ban quản trị và các chi phí hợp lý khác phục vụ cho hoạt động của Ban quản trị;
b) Thông qua hoặc bổ sung, sửa đổi Bản nội quy quản lý sử dụng nhà chung cư;
c) Thông qua việc lựa chọn doanh nghiệp quản lý vận hành, doanh nghiệp bảo trì nhà chung cư;
d) Thông qua báo cáo công tác quản lý vận hành, bảo trì và báo cáo tài chính của các đơn vị được giao thực hiện;
đ) Quyết định những nội dung khác có liên quan đến việc quản lý sử dụng nhà chung cư.
Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì Hội nghị nhà chung cư không nhất thiết phải thực hiện các nội dung quy định tại điểm c và d nêu trên.
4. Mọi quyết định của Hội nghị nhà chung cư phải đảm bảo nguyên tắc theo đa số thông qua hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu và được xác lập bằng văn bản.
