Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

Chưa có bản dịch tiếng Anh của bài viết này, nhấn vào đây để quay về trang chủ tiếng Anh There is no English translation of this article. Click HERE to turn back English Homepage
Ngày hỏi: 20/03/2019

Bạn Ngọc Duy, hiện đang làm việc tại một đơn vị nhà nước. Có thắc mắc sau mong nhận phản hồi. Cụ thể: Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập được quy định ra sao?

    • Theo quy định tại Điều 23 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Thông tư 04/2013/TT-BNV thì:

      1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc

      a) Mở hồ sơ

      Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.

      b) Thu thập văn bản vào hồ sơ

      - Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;

      - Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).

      c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

      - Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;

      Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.

      2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

      a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị hình thành hồ sơ;

      b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;

      c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

      Trên đây là quy định về nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn nên tham khảo thêm tại Thông tư 04/2013/TT-BNV.

      Trân trọng!

    Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của LawNet . Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email: nhch@lawnet.vn

    Căn cứ pháp lý của tình huống
    THÔNG TIN NGƯỜI TRẢ LỜI
    Hãy để GOOGLE hỗ trợ bạn