Quản lý con dấu trong công tác văn thư, lưu trữ

Theo quy định tại Điều 26 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Thông tư 04/2013/TT-BNV thì:

1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức). Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).

2. Các con dấu của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), con dấu đơn vị được giao cho công chức, viên chức văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;

b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.

3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.

4. Khi đơn vị có quyết định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

Trên đây là nội dung quy định về việc quản lý con dấu trong công tác văn thư, lưu trữ. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn nên tham khảo thêm tại Thông tư 04/2013/TT-BNV.

Trân trọng!