Theo dõi, kiểm tra gửi nhận văn bản đi trong cơ quan, tổ chức Đảng

Theo dõi, kiểm tra gửi nhận văn bản đi trong cơ quan, tổ chức Đảng

Căn cứ Điều 13 Quyết định 693-QĐ/VPTW năm 2021 quy định về theo dõi, kiểm tra gửi nhận văn bản đi như sau:

1. Sau khi gửi văn bản đi, văn thư cơ quan phải kiểm tra, theo dõi chặt chẽ kết quả giao nhận văn bản, kịp thời phát hiện và xử lý những trường hợp chậm trễ, thất lạc.

2. Văn thư phải lập sổ để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

3. Định kỳ, văn thư cơ quan thống kê danh mục văn bản phát hành. Hết năm, văn thư cơ quan đóng thành sổ danh mục văn bản phát hành trong năm và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

Khai thác, sử dụng văn bản đi trong cơ quan, tổ chức Đảng

Theo quy định tại Điều 14 Quyết định 693-QĐ/VPTW năm 2021 về khai thác, sử dụng văn bản đi như sau;

1. Trong thời gian lưu giữ văn bản, tài liệu ở văn thư, văn thư cơ quan có trách nhiệm phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản, tài liệu theo quy định. Khi phục vụ yêu cầu mượn tài liệu, văn thư cần phải đăng ký vào sổ khai thác tài liệu, ghi rõ số lượng, nội dung tài liệu cho mượn, thời hạn trả tài liệu và có ký nhận đầy đủ.

2. Việc quản lý và khai thác, sử dụng văn bản mật đi thực hiện theo quy định, quy chế của cơ quan có thẩm quyền về bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Việc quản lý và khai thác, sử dụng văn bản điện tử được thực hiện theo quy định, quy chế của cơ quan có thẩm quyền.

Thu hồi và hủy văn bản đi trong cơ quan, tổ chức Đảng

Căn cứ Điều 15 Quyết định 693-QĐ/VPTW năm 2021 quy định về thu hồi và hủy văn bản đi như sau:

1. Văn thư cơ quan có trách nhiệm thu hồi đầy đủ, đúng hạn những văn bản có quy định thu hồi. Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức đảng có trách nhiệm trả lại đầy đủ, đúng thời hạn các văn bản có quy định thu hồi.

2. Văn thư cơ quan có trách nhiệm hủy các văn bản thu hồi, văn bản trùng thừa, các bản in, đánh máy hỏng sau khi được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng hoặc người được ủy quyền phê duyệt và theo đúng quy định.

Trân trọng!