Chỉnh lý tài liệu theo công tác lưu trữ của ngành Kiểm toán Nhà nước

Chỉnh lý tài liệu theo công tác lưu trữ của ngành Kiểm toán Nhà nước được quy định tại Điều 30 Quyết định 2175/QĐ-KTNN năm 2014 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán Nhà nước, cụ thể như sau:

Hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán Nhà nước và các Kiểm toán Nhà nước khu vực, các đơn vị sự nghiệp phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

- Nguyên tắc chỉnh lý

+ Không phân tán phông lưu trữ;

+ Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);

+ Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của Kiểm toán Nhà nước và các đơn vị trực thuộc Kiểm toán Nhà nước.

- Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:

+ Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;

+ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu được thực hiện theo Quyết định số 1888/QĐ-KTNN ngày 10 tháng 12 năm 2010 của Tổng Kiểm toán Nhà nước Quy định Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Kiểm toán Nhà nước.

+ Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu: căn cứ vào trình tự các nhóm hồ sơ, tài liệu theo theo Quyết định số 1888/QĐ-KTNN, những hồ sơ, tài liệu có nội dung, vấn đề liên quan đến nhau được sắp xếp gần nhau nhằm tránh bị xé lẻ hồ sơ, tài liệu cùng một sự việc.

+ Công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

Ban biên tập phản hồi thông tin đến bạn.