Tiếp nhận, xử lý, quản lý hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước như thế nào?

Tiếp nhận, xử lý, quản lý hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước được quy định tại Khoản 2 Điều 8 Thông tư 61/2014/TT-BTC hướng dẫn đăng ký và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước trong điều kiện áp dụng Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành như sau:

a) Đối với những hồ sơ do phòng (bộ phận) kế toán kiểm soát

- Đơn vị, tổ chức, cá nhân tùy từng trường hợp cụ thể lập 03 bản Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số 01a/MTK) hoặc Giấy đăng ký và sử dụng bổ sung tài khoản (Mẫu số 01b/MTK), Giấy đềnghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số 02/MTK) cùng Bảng kê đăng ký sử dụng tài khoản chi tiết (Mẫu số 06a/MTK hoặc Mẫu số 06b/MTK, nếu có) và toàn bộ hồ sơ pháp lý gửi đến KBNN nơi đăng ký sử dụng tài khoản.

- Cán bộ phòng (bộ phận) kế toán tiếp nhận hồ sơ chuyển Trưởng phòng (bộ phận) kế toán hoặc người được Trưởng phòng (bộ phận) kế toán ủy quyền xử lý, trình lãnh đạo KBNN ký duyệt và thực hiện như sau:

+ 01 bản cùng toàn bộ hồ sơ pháp lý kèm theo được lưu tại trưởng phòng (bộ phận) kế toán hoặc người được Trưởng phòng (bộ phận) kế toán ủy quyền để theo dõi quá trình đăng ký và sử dụng tài khoản, thực hiện đưa vào lưu trữ và tiêu hủy theo quy định.

+ 01 bản lưu tại cán bộ kế toán phụ trách đơn vị, để phục vụ cho công tác kiểm soát đối chiếu với mẫu dấu, mẫu chữ ký trên chứng từ của đơn vị khi giao dịch tại KBNN.

+ 01 bản để thông báo cho đơn vị, tổ chức biết tài khoản sử dụng (để ký kết hợp đồng, ghi trên chứng từ kếtoán,…) khi giao dịch với KBNN.

b) Đối với những hồ sơ do phòng (bộ phận) kiểm soát chi kiểm soát

- Đơn vị, tổ chức, cá nhân tùy từng trường hợp cụ thể lập 03 bản Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số 01a/MTK), Giấy đăng ký và sử dụng bổ sung tài khoản (Mẫu số 01b/MTK), Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu số 02/MTK) cùng Bảng kê đăng ký sử dụng tài khoản chi tiết (Mẫu số06a/MTK hoặc Mẫu số 06b/MTK, nếu có) và toàn bộ hồ sơ pháp lý gửi đến KBNN nơi đăng ký sử dụng tài khoản.

- Cán bộ phòng (bộ phận) kiểm soát chi tiếp nhận hồ sơ chuyển Trưởng phòng (bộ phận) kế toán hoặc người được Trưởng phòng (bộ phận) kế toán ủy quyền xử lý, trình lãnh đạo KBNN ký duyệt và thực hiện như sau:

+ 01 bản cùng toàn bộ hồ sơ pháp lý kèm theo được lưu tại trưởng phòng (bộ phận) kế toán hoặc người được Trưởng phòng (bộ phận) kế toán ủy quyền để theo dõi quá trình đăng ký và sử dụng tài khoản, thực hiện đưa vào lưu trữ và tiêu hủy theo quy định.

+ 01 bản lưu tại cán bộ kiểm soát chi được phân công chuyên quản đơn vị, để phục vụ công tác kiểm soát, đối chiếu với mẫu dấu, mẫu chữ ký trên chứng từ của đơn vị khi giao dịch với KBNN.

+ 01 bản để thông báo cho các đơn vị, đơn vị chủ đầu tư biết tài khoản sử dụng (để ký kết hợp đồng, ghi trên chứng từ kế toán,..,) khi giao dịch với KBNN.

- Riêng trường hợp chi chương trình mục tiêu thuộc dự toán chi thường xuyên, chi sự nghiệp có tính chất đầu tư, thực hiện theo quy trình tiếp nhận, xử lý, quản lý hồ sơ quy định tại điểm a, khoản 2, điều 8 Thông tư này.

Một số lưu ý đối với các dự án đầu tư:

Trong trường hợp đơn vị chủ đầu tư có nhiều dự án hoặc dự án được bố trí từ nhiều nguồn vốn thuộc nhiều cấp ngân sách, đơn vị ban quản lý dự án được giao quản lý nhiều dự án hoặc dự án được bố trí từ nhiều nguồn vốn thuộc nhiều cấp ngân sách:

+ Nếu các dự án có cùng người ký Chữ ký thứ nhất (chữ ký của Chủ tài khoản và người được ủy quyền) và người ký Chữ ký thứ hai (chữ ký của Kế toán trưởng và người được ủy quyền) và cùng một mẫu dấu: Ban quản lý dự án, đơn vị chủ đầu tư chỉ cần lập và gửi KBNN 01 bộ Hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản kèm Bảng kê đăng ký sử dụng tài khoản chi tiết (Mẫu số: 06a/MTK hoặc Mẫu số 06b/MTK).

+ Nếu các dự án không cùng người ký Chữ ký thứ nhất (chữ ký của Chủ tài khoản và người được ủy quyền) và Chữ ký thứ hai (chữ ký của Kế toán trưởng và người được ủy quyền) hoặc khác mẫu dấu: Đơn vị ban quản lý dự án, đơn vị chủ đầu tư lập và gửi KBNN hồ sơ đăng ký và sử dụng tài khoản cho từng dự án.

c) Đối với những hồ sơ hết hiệu lực

Đối với mẫu dấu, mẫu chữ ký hoặc các tài liệu khác trong hồ sơ đăng ký và sử dụng tài khoản hết hiệu lực, cán bộ kế toán, cán bộ kiểm soát chi ghi ngày hết hiệu lực của từng tài khoản, chuyển trả lại Trưởng phòng (bộ phận) kế toán hoặc người được Trưởng phòng (bộ phận) kế toán ủy quyền đóng vào tập hồ sơ đăng ký và sử dụng tài khoản hết hiệu lực hàng năm, thực hiện đưa vào lưu trữ và tiêu hủy theo quy định.

Trên đây là nội dung tư vấn về việc tiếp nhận, xử lý, quản lý hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước. Để có thể hiểu chi tiết hơn về quy định này bạn vui lòng tham khảo thêm tại Thông tư 61/2014/TT-BTC.

Trân trọng thông tin đến bạn!