Khái niệm về tập tài liệu và thành phần trong tập tài liệu?

Theo địa chỉ gửi đến, ông (bà) hiện đang ở tỉnh Tiền Giang. Vì vậy đề nghị ông (bà) liên hệ với cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tiền Giang (cụ thể là Chi cục Văn thư, Lưu trữ hoặc Phòng Nội vụ các huyện) để được giải đáp rõ hơn những nội dung nêu trên. Tuy nhiên, để ông (bà) tham khảo, Sở Nội vụ giới thiệu một số nội dung liên quan như sau:

1. Một số thuật ngữ

- Về khái niệm về “tập tài liệu” như nội dung câu hỏi của ông (bà): Sau khi tìm hiểu các quy định hiện hành của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thì không có khái niệm này. Tuy nhiên, theo quy định của công tác văn thư, lưu trữ, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức phải được lập thành hồ sơ.

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân (Khoản 10, Điều 2, Luật Lưu trữ).

- Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác (Khoản 2, Điều 2, Luật Lưu trữ).

- Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp (Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ).

2. Về thành phần tài liệu trong hồ sơ

Trong từng hồ sơ sẽ có các thành phần tài liệu tương ứng, phản ánh đúng tiêu đề của hồ sơ.

Ví dụ trong Hồ sơ thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 sẽ có các thành phần tài liệu như:

- Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của cấp trên (nếu có);

- Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2014;

- Quyết định ban hành Danh mục hồ sơ năm 2014;

- Văn bản thông báo thời gian thu thập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

- Biên bản bàn giao tài liệu + Mục lục hồ sơ nộp lưu của từng bộ phận, cá nhân;

- Báo cáo kết quả thực hiện 6 tháng (nếu có); năm;