Quy trình của thủ tục này được quy định như sau. Nếu cháu bé thường trú ở khu vực từ Huế trở ra ngoài phía Bắc thì hồ sơ, thủ tục sẽ được thực hiện ở Đại sứ quán Đức tại Hà Nội. Trường hợp cháu thường trú ở khu vực từ Quảng Nam - Đà Nẵng trở vào phía Nam thì Tổng Lãnh sự quán Đức tại thành phố HCM sẽ thực hiện hồ sơ, thủ tục này.
Sau khi nhận được hồ sơ xin thị thực của cháu bé, Đại sứ quán Đức hoặc Tổng Lãnh sự quán sẽ chuyển đến Sở Ngoại kiều tại Đức, nơi thân nhân của người xin cấp thị thực cư trú, thẩm tra giấy tờ hồ sơ. Nếu hồ sơ, giấy tờ đầy đủ hợp lệ con bạn sẽ được cấp thị thực để sang Đức đoàn tụ với mẹ.
Đối với cháu bé, hồ sơ cần có các giấy tờ sau: a) Tờ khai xin cấp thị thực dài hạn (theo mẫu); b) Hai ảnh màu mới chụp cỡ 4 x 6 cm (phông nền trắng, chụp chính diện); c) Bản sao công chứng Hộ chiếu của người xin cấp thị thực; d) Bản sao hợp pháp hóa Giấy khai sinh; đ) Bản sao hợp pháp hóa Sổ Hộ khẩu gia đình có ghi địa chỉ thường trú hiện tại của cháu bé.
Đối với người bảo lãnh, hồ sơ cần chuẩn bị các giấy tờ sau: a) Giấy mời sang Đức, trong đó nêu cụ thể mời sang với mục đích là đoàn tụ gia đình; b) Bản sao công chứng hộ chiếu (sao tất cả các trang có thông tin, thị thực, dấu xuất nhập cảnh); Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn; Bản sao quyết định ly hôn; Giấy tờ chứng nhận đăng ký cư trú tại Đức. Trong trường hợp bạn chưa có quốc tịch Đức, bạn còn phải nộp những bằng chứng để chứng minh thu nhập như: chứng nhận mức thu nhập hiện tại của 03 tháng gần nhất, hoặc nếu hành nghề tư do thì phải nộp bản báo cáo tài chính của năm trước; bằng chứng về nhà ở như: hợp đồng thuê nhà, hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà bên Đức.
Tất cả các giấy tờ Việt Nam phải được công chứng, chứng nhận lãnh sự và dịch sang tiếng Đức. Những giấy tờ gốc sẽ được trả lại ngay sau khi có quyết định về hồ sơ.
