Chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng giấy trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường

Các bước thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng giấy trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường

Căn cứ Khoản 1 Điều 31 quy định về kỹ thuật và Định mức kinh tế - kỹ thuật về công tác thu nhận, lưu trữ, bảo quản và cung cấp thông tin, dữ liệu tài nguyên và môi trường Thông tư 03/2022/TT-BTNMT' onclick="vbclick('7B48B', '361078');" target='_blank'>Thông tư 03/2022/TT-BTNMT (có hiệu lực từ 15/04/2022) các bước thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng giấy trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường như sau:

a) Lập kế hoạch chỉnh lý và soạn thảo các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu: lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông; hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; hướng dẫn phân loại lập hồ sơ;

b) Giao nhận tài liệu, vận chuyển đến địa điểm chỉnh lý, vệ sinh sơ bộ tài liệu;

c) Phân loại tài liệu;

d) Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ: lập hồ sơ đối với tài liệu rời lẻ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu đã được chỉnh lý sơ bộ kết hợp xác định giá trị tài liệu, xác định thời hạn bảo quản;

đ) Biên mục phiếu tin: bao gồm thông tin về vị trí lưu trữ tài liệu trong kho và nội dung thông tin mô tả theo Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này;

e) Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin;

g) Hệ thống hóa phiếu tin theo hướng dẫn phân loại và hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin;

h) Biên mục hồ sơ: Sắp xếp hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ; Đánh số tờ đối với tài liệu có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên; Lập mục lục đối với hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; In mục lục, kẹp vào bìa hồ sơ; Gán mã hồ sơ; Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc.

i) Kiểm tra, chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ;

k) Vệ sinh, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ; đánh số chính thức lên bìa hồ sơ;

l) Sắp xếp hồ sơ vào hộp (cặp), làm nhãn hộp (cặp);

m) Vận chuyển tài liệu vào kho, xếp lên giá và bàn giao tài liệu sau chỉnh lý;

n) Hoàn chỉnh, bàn giao hồ sơ phông (bao gồm cả việc viết lời nói đầu; lập bảng tra cứu hồ sơ; in mục lục, nhân bản; đóng quyển mục lục) và lập Báo cáo kết quả chỉnh lý.

Sản phẩm thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng giấy trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường

Căn cứ Khoản 2 Điều này sản phẩm thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng giấy trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường bao gồm:

a) Kế hoạch chỉnh lý tài liệu (mẫu BM.04);

b) Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông (mẫu BM.05);

c) Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu (mẫu BM.06);

d) Hướng dẫn phân loại tài liệu (mẫu BM.07);

đ) Phiếu tin (mẫu BM.08);

e) Danh mục tài liệu hết giá trị sử dụng (mẫu BM.09);

g) Danh mục hồ sơ, tài liệu (mẫu BM.10);

h) Mục lục hồ sơ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn (mẫu BM.13);

i) Biên bản giao nhận tài liệu chỉnh lý (mẫu BM.03);

k) Báo cáo kiểm tra chỉnh lý tài liệu;

l) Báo cáo kết quả chỉnh lý (mẫu BM.14).

Trân trọng!